第十四次編目小組會議會議記錄


一、時    間:82年9月10日(週五)下午二時

二、地    點:社科所二樓會議室(2201)

三、主    席:劉春銀                              記錄:陳淑君

四、出席人員:
    許致麗(經濟所)  陳素慧(社科所)        李宜容  林美英(歐美所)
    陳麗美(地球所)  陳  妍(分生所)        呂淑玲  馮慧文(資訊所)
    賈樂珺(生醫所)  童瑞嬌(動物所)        褚芳鈴  郭淑芬(數學所)
    林淑菁(文哲所)  吳婉如(植物所)        董陽敏  辜雅菁(近史所)
    林秉利(史語所)  林美吟 施慶瑜 李愛文(民族所)
    管培悌 許麗煌 陳亞寧 陳淑君(計算中心)

五、主席報告:
    1.計算中心83年度工作計畫,與編目相關者有下列數項:
      (一)書目建檔、書目品管與權威控制:
          先完成協助各所書目建檔,再展開書目權威項的整理分析與權威建檔
          工作,以及書目複本控制,加強書目品管。

      (二)各種作業規範之修訂:
          (1)擴充編目作業規範,除現有編目格式外,新增技術報告、微縮影片
             、地圖等類館藏的編目格式。
          (2)修訂或更新編目作業規範。
          (3)修訂編目中文工作手冊。

      (三)引進離線書目建檔軟體。

      (四)本院研究人員著作資料庫之建立:
          透過INNOPAC系統的Connect another database功能之助,建立本院研
          究人員著作資料庫。

      (註)關於第四項計畫,可能會利用INNOPAC系統內的功能直接建檔,詳細細
          節計算中心正在連繫中。

    2.上回(第十三次)會議中已發給大家參考的資料:作品語文與編目語文不同
      時之處理原則,不知是否有任何衝突?實際建立的與讀者查詢時,是否曾
      造成讀者利用上的不便?請大家隨時再注意!

六、議  題:
    1.書目資料複本控制處理原則
      (1)INNOPAC書目資料複本控制處理原則
         說明:(陳亞寧)該處理原則是以編目小組所制訂的"複本控制規範"為依
              據。初步構想:計算中心回溯小組按進度將有重複的書目資料印
              出來後,每週固定一次集合互有重複資料的圖書館編目員,一起
              在計算中心討論,決定哪些該留/刪,再交由計算中心執行刪除
              、轉移等動作。
         決議:表決通過此份"INNOPAC書目資料複本控制處理原則"草案,成為院
              內各圖書館正式的書目處理辦法。(請參見附件)

      (2)不排序字元處理原則
         說明:(陳亞寧)將目前書目資料庫中,所有不排序字元的欄位,著錄錯
              誤者皆予以修改。
         決議:1.英文之外的語文,請大家將其不排序字元找齊,列出清單,下
                次會議再討論。
              2.全院政策一致,只要是冠詞(包括定/不定冠詞),一律做skip
                的處理。
              3.此項工作交由計算中心處理,目前只先做英文部分。

    2.離線建檔使用事宜
      說明:(陳淑君)計算中心與永麒公司合作開發的離線書目資料建檔系統,已
           經在上(八)月底交貨,本(九)月底即將簽約。我們希望能在此套系統
           中開發印卡/書標功能,因此藉這次會議想知道院內有多少所將來會
           使用此系統? 另有多少所目前依舊維持印卡作業?我們將彙整有意
           願使用的圖書館之卡片、書標格式,進一步與永麒洽談。
      決議:1.將請永麒開發排架片(分類卡)。
           2.請需要印卡/書標的圖書館回去彙整貴所的格式及種類。

七、提案討論:
    提  案  一
    提案人/單位:邱秋香/社科所
    提       案:可否請中心調查全院中文漢卡版本事宜,如各所需最新版,
                  請統一向永麒詢價,促使價格拉低。
    說       明:近來發現本所使用之中文漢卡版本不一,同樣一個字,於倉
                  頡拆碼則有不同,例如:歷;又簡體的「 」,最新版本有
                  倉頡拆碼,但舊版則需以注音輸入,對於編目作業甚感不便
                  ,因此希望版本能統一。
    決        議:目前永麒的CCCII系統最新版為Version 1.32,其有若干拆字
                  字碼與前幾版不同。請中心告知永麒,未被更新版本的所別
                  ,儘速完成。



    提  案  二
    提案人/單位:民族所
    提       案:在CCCII 鍵日文書、大陸書到底用倉頡解碼或注音解碼?
    說       明:ヾ館員鍵書目應以書名頁上文字照錄。
                  ゝ今遇一書"秘    考"<見附件>以倉頡解碼"竹木心竹"只有
                    一個字查得結果<如附件2 p.1-1>,但用注音查尋一定得選
                    備用字上的秘才查得到書目。另用"戈火心竹"查秘字之正
                    體字"祕"選第一個祕,<如附件2 p.1-2>但選第三個祕則結
                    果<如附件2 p.2>。(請見會議中發的附件資料)
                  ゞ得結論即是用倉頡解碼"秘"字無法對照到正體字的"祕"字
                    ,但用"戈火心竹"的正體字第三個"祕"字卻能找到"秘"字
                    的書目。此種對照不全的字,使館員鍵檔時查核複本造成
                    困擾,對此情況該如何解決?是否應請永麒或INNOPAC 將
                    這些對照不全的字儘速解決?
    決        議:1.請計算中心設計一個表格,可讓各所將對照不全的字予以
                   記錄,以讓永麒定期修改、解決。
                  2.請各館將第十二次編目小組會議所決議的,將CCCII同形異
                    義字中修改的字,全部修改完成後,中心再做強制性連結
                    動作,例如本提案的秘、祕。

八、臨時動議:
    1.(資訊所提)原先已建立一筆書目記錄,且有local性資料(例如:欄位590)。
      若後來館轉移書目記錄時,常會不小心刪掉該筆帶有local性資料的記錄。
      決議:請各館在執行轉移書目記錄時,先行知會他館一聲。

    2.(民族所提)古書合刊問題
      說明:第十一次編目小組會議中曾決議,古書可依各館政策來決定是否建
            立多筆,或合併為一筆。今本館處理了一本書,其書名是由三個title
            (各有其Author)所組成,著錄方式是採欄位245的分欄可重複來處理
            ,這原本是不符合中國規目規則及USMARC的規定,但顯示在INNOPAC
            的目錄上卻反而較清楚,可在瀏覽層次的畫面顯示各別書名。遇此
      情況是否可容許採取欄位245的分欄可重複來處理?
      結論:此為特殊個案,暫依各館政策自行決定。

九、散  會


附件   INNOPAC 書目資料複本控制處理原則

   一、目的:

           目前 INNOPAC 資料庫中的書目記錄重複情形日益嚴重,為了便利使
       用者查詢使用 INNOPAC,以及提高對書目記錄的控制,特別制定下列原
       則與方法,並配合計算中心回溯小組成員的人力支援,進行 INNOPAC書
       目資料的複本控制作業。


   二、原則:

           以編目小組制定的〞複本控制原則〞為主要依據,若有滯礙難行時
       ,提出修正案至編目小組討論。


   三、方法:

           每週固定召開會議,集合相關圖書館編目人員,就現行重複書目記
       錄,著手討論與決定書目記錄的刪除、保留與修改,再交由計算中心回
       溯小組執行。詳細的方法說明如下:

    1、以現有的西文書目資料為實施範圍(有關中文書目方面請參考配合事項)
       原因:目前中文書目回溯建檔,各館大部份皆是線上建立,所以重覆情
             形較少,且中心人力有限,故暫時以西文資料為主(請參見中文書
             目回溯回原)。


    2、列印重複的書目記錄,並寄送相關的圖書館

           由計算中心先處理首冠詞的書目修改後,再依英文字順序找出並列
       印重複的書目記錄,同時寄送一份給相關的圖書館。
       原因:INNOPAC書目資料庫中,目前存在許多首冠詞且列入排序的書目,
             影響讀者查詢。故在進行複本控制工作前,中心會支援人力將現
       有上述的書目予與修正。由於著手複本控制作業,必須仰賴原書
             或書名頁等資料,開會前中心會列印書目資料分送各館,請各館
             找出相關資料,便利會議的進行。


    3、召集擁有重複書目記錄的圖書館,開會討論記錄的處理方式

           圖書館攜帶相關的資料(如原書或書名頁),開會討論書目記錄的處
       理方式。若遇有無法決定的記錄時,再提交編目小組討論。

       原因:根據各館提供的資料,當場比對、查核、確定是否為書目。若為
             書目複本,討論如何修改、刪除與合併等作業。若有爭議時,提
             交編目小組討論。


    4、交由計算中心執行

           計算中心回溯小組根據會議決議事項,處理重複的書目資料。除了
       依據依會議議決事項執行作業外,亦有下列項目由編目小組授權計算中
       心直接處理與實施:

    a、將合併或刪除書目資料下的館藏記錄,執行轉移(transfer)至保留的書
       目資料下。

    b、合併或刪除後的書目記錄,計算中心直接進行書目查核(verified)工作
       。若 tag、indicator、subfield 有誤時,亦由中心直接訂正。
       原因:為提高書目品質,順便查核與修正錯誤的 tag、indicator、
             subfield。若有疑問時,以電話方式聯絡查正,並進行修正作業。

    c、查核後的書目記錄,BCODE3 的代碼為〞v〞(verified)。
       原因:完成複本控制後所遺留的書目資料,BCODE3改為〞v〞,以資辨識
       。日後遇有相同或類似的書目記錄,保留BCODE為3的書目資料。
             若各館欲取代或修正已完成複本控制的書目記錄,必須提交編目
             小組討論。

    d、對於重複且被刪除的書目記錄,中心會將整筆書目空白,而 BCODE3 為
       〞s〞(suppress),同時放在 Review File 40。若各館必須進行原始編
       目時,請利用〞書目修改功能〞(Update),串連 Review File 40 進行
       原始編目工作。
       原因:由於刪除後的書目記錄號,在 INNIPAC 仍佔有索引的空間。若重
             複的書目記錄,只予與空白,BCODE3 改為〞s〞,且放在Review
             File 40,供日後各館原始編目之用。


§ 配合事項

   一、書目轉檔作業(bibliofile conversion)

           中心代各館將書目磁片轉錄至 INNOPAC 資料庫作業,目前INNOPAC
       會依 Tag 001、010、020/022等欄位,作為複本查核的依據。若為複本
       時,在書目轉錄程序,書目記錄會被踢出(reject)。
       原因:INNOPAC 在執行書目轉檔時,無法提供文字類型的複本查核功能
             (如tag 245),所以中文書目資料幾乎無法執行複本查核。而新近
             出版中文出版品皆有ISBN、ISSN,所以仍採Tag 001、020/022等
             欄位,作為書目轉檔時的複本查核依據。


   二、中文書目回溯原則

           目前院內有些圖書館已著手中文書目回溯工作,而且準備外包廠商
       執行。為了兼顧書目複本控制,請遵守下列二項原則:

    1、依回溯書目數量、各館經費及人力等因素,排定各館中文書目回溯工作
       的行程(schedule)
       原因:目前擁有中文資料最多,且需回溯的圖書館,仍以文史方面居多
             。然而這些圖書館書目重複率並不低。為避免書目重複,以及經
             費重複浪費,請依上述三項因素,排列各館中文書目回溯工作的
             行程。


    2、交給廠商的回溯書目卡片前,請先查核 INNOPAC 資料庫,確定是為重複
       的書目記錄。
       原因:目的有三:一為避免重複書目記錄的建立與轉錄;二是各館可以
             分時分批外包,而且清楚算出回溯書目數量;三則各館可以明確
             掌握經費支出情形。


   三、其他

    1、書目轉錄工作

           各館在利用 Bibliofile 作原始編目,其書目磁片轉檔時,請查核
    INNOPAC設有複本的書目記錄後,再使用Bibliofile。若使用Bibliofile
       時,請在Tag 001 加註館別代碼(location code)。
       原因:由於書目轉檔時,會以Tag 001 作複本查核。而各館在利用
             Bibliofile時,會在Tag 001 輸入流水號。為避免新的書目記錄
             無法轉入 INNOPAC ,請加註location code。


    2、條碼複本查核

           有些書目記錄中的條碼為索書號等不同的資料,請各館撥派人員查
       核。


    3、使用 URICA 建檔四所圖書館

           有些中文書記錄在轉至 INNOPAC時,出現亂碼或空白。中心會印出
       報表寄送給史語、社科、民族及近史等圖書館,請上述四所圖書館配合
       修改這些書目記錄。





         起草人      丁之侃    劉春銀    吳政上
                     陳亞寧    林秉利    許麗煌
                     陳淑君


         民國82年9月10日  編目小組第十四次會議通過