圖書館自動化系統評估委員會第十二次會議會議紀錄

 

一、時間:八十九年十月三十一日下午二時

二、地點:計算中心會議室

三、主席:陳亞寧                     記錄:唐其慶

四、出席人員:

文哲所  劉春銀  史語所  吳政上  經濟所  廖志賓

    陳麗玲  數學所  郭淑芬 

計算中心  陳亞寧  張怡婷  唐其慶

五、前次會議決議追蹤:

如有意見請於下週二前告知唐其慶,謝謝

六、討論情形與重點:

1.    劉春銀:

A.     從淡江十月二十六、二十七兩天的「圖書館自動化系統的心發展及系統轉換研討會」中可看出三件事

a.    圖書館自動化系統評選之過程與步驟須謹慎為之

b.   在資料轉換方面,須做很多萬全的準備。

c.    對新系統之RFP,要訂得非常精準。

B.     有些文章提到選系統應提到選系統之重要因素,最好能仔細研讀。

C.     應由一個小組團隊去做系統的評估,而非由一兩個人為之。

D.     MnLink的做法:

a.    針對不同模組別進行評估。

b.   重要的模組全體成員參與。

c.    整個評估完後,以小組共同的名義,寫了一個十分清楚之推薦名單。

E.      如仿MnLink之做法,可能有人數不足之顧慮。

F.      從淡江的經驗來看,要換系統前資料庫一定要先整理。

G.     此外尚有中文系統之問題。

H.     MARC 21 是否需購買?(陳亞寧:網路上已有可直接去抓)

2.    陳淑君:本評估委員會自去年12月底組成,進行已近一年。倘依上週淡江研討會中政治大學胡教授及林館長專題報告所提出的「系統選擇原則與階段」,本委員會這一年的進度,只屬前置作業,尚未進入撰寫RFP的作業階段。基於院內圖書館的組織架構(consortium)、個別館的需求、成員皆相當具有主見等因素,要達成共識及有效率的作業原屬不易。為讓本委員會成員獲取共識,也讓院內其他非代表的成員知悉我們已做了什麼事情,建議本委員會把過去這一年來,在前置作業階段所討論的重要議題、達成的共識及決議的事項,撰成一份具體的年度報告,包括:討論過的圖書館自動化趨勢、觀摩過的新世代圖書館系統、對國外圖書館的RFP之研討、已對院內INNOPAC使用評估之調查等。

3.    陳麗玲:除非是我們希望得到user之一些回饋,不然以我們目前的階段來看,自己都還沒有共識,要去跟外面的人溝通,可能會使情況更複雜。至於要達成共識,透過寫一篇文章來做到似乎也不很有把握。

4.    陳淑君:主要用意是希望透過文字,整理出我們過去一年來的討論與決議,事實上,這也是下一年度接續進行RFP作業時,不可或缺的院內背景與需求說明文件,諸如:院內基本資訊(如:館藏數、人口數…等)、需求評估…等。

5.    陳亞寧:要找出我們的依據點在那邊是很重要的

A.  RFP很重要,具體的東西出來後,可幫助大家知道彼此是否有共識。

B.   RFP出來後,可以確知如何去評估一個系統。

C.   前兩者如果都出來後,便可得一結果,是原有系統擴充到什麼樣的狀況或是選一個怎樣的新系統。

D.  關於RFP:假設模組化還是一個共通的趨勢的話,寫RFP一開始可能就要分模組,先將大項列出,大項下再個別發展,此為各模組的。後面則需找出模組跟模組間是否有互通性。

E.   小組成員的問題,是大家一起進行還是分模組個別進行,或是如廖先生所提,請各模組正副召集人一起加入。

6.    廖志賓:技術方面需成立一小組,硬體方面我們可能不了解,需請中心協助。

7.    陳亞寧:建議先抓出大方向,至於細部問題再一個個去看。。

8.    郭淑芬:希望整個作業能按所需時間進行,千萬不要趕。

9.    陳亞寧:時程表可先排定一個預估時間,但如發現須作變更時,還是應該要配合實際狀況。

10.郭淑芬:希望陳亞寧能談一下其具體的想法。

11.陳亞寧:想法如下:

撰寫RFP有兩件事要先確定

A.我們所在意之趨勢為何

B. 院內整個圖書館自動化狀況為何,如人力、個人電腦的問題、中文系統的問題、書目控制的問題等。知道問題所在,才能進一步了解大環境及自身環境之狀況,每個模組我們要的是什麼。

C. 這些狀況都知道後,還有小組成員的問題,是否除各模組正副召集人外,還可請一些資深或是有潛力的館員加入。

12.劉春銀:在寫RFP的同時,有幾個重要的資訊技術資源要先確定,如Client/Server、電子化出版品、個人化服務等。

13.陳亞寧:分模組時可能要成立一IT組。

14.郭淑芬:希望陳亞寧能談一下是否有具體的藍圖?

15.陳亞寧:

A.如果RFP沒有先出來,大家的共識絕對沒有辦法達成,我們想要的是什麼,要在RFP中具體的寫清楚。

B. 建議可參考教育部(http://www.edu.tw/moecc/rs/libauto/project/87nccu)及之前院內之RFP,另可參考MnLink(http://www.mnlink.org/vendor-select/Rfp2000/Rfp2000.htm)之RFP,此為資料部分。

C. 另外還需考慮到模組及成員之部份。

七、決議:

1.      下次會議時間:十一月十四日下午二時。

2.      依模組討論需求書該如何撰寫

a.       模組可分編目(含權威)、流通、採購&期刊、OPAC&WebPAC(全體參與;或稱為讀者服務)、e-resource管理、系統管理、IT、資料轉換

b.      先從編目模組開始,請吳政上先生及陳麗美小姐依之前的問卷結果選擇適當之館員進行訪談

c.       其他成員先思考一個符合潮流的編目模組應該具備那些功能,於下次會議中討論

d.      成員:將依模組區分,邀請該模組資深館員參與討論

八、散會