第十五次採購小組會議會議記錄


一、時  間:84年2月21日(週二)下午二時正

二、地  點:計算中心視聽教室

三、主 席:呂淑玲

四、主席人員:                                           記  錄: 許麗煌

   生醫所 陳麗玲  近史所 董陽敏  物理所 蔡素卿  資訊所 章長珍
  數學所 郭淑芬  地球所 陳麗美  歐美所 李宜容  文哲所 林  敏
   台史所 魏韻矚  統計所 黃桂貞  民族所 顏憶君 周如燕
  社科所 陳慧華  植物所 練施珍  史語所 黃翠玉 李秉莉
  調查研究室 柯婉懿   計算中心 管培梯 黃燕勤 陳亞寧 許麗煌

五、主席報告事項。
    (一)Order record 定案說明。
        經由圖書館自動化協調會第十次會議(民83.11.11)決議,採購小組的
        Order record數量擴充一案,已藉"Reference Database"產品向III公
        司替換,改買了100,000筆order record,各Unit最後的數量,請參見
        會中所分發的修訂資料,以Unit 1為例,在11月份的統計結果為4,820筆,
        現在Final總數為7,000筆,多餘的2,180筆則均分到Unit 1下的4個所。

    (二)採購模組的權限開放。
        1.所有採購模組的權限是開放的,各位館員若是想取得權限,只要向該
          Unit負責人登記考試,通過後即可取得。

        2.至於"Fund"及"Vendor"兩權限,事實上已經開放,請參考第十一次採購
          會議記錄,只要通過Unit負責人的考試,亦可取得權限。

    3.測試用的Unit 7,主要提供給館員短期內了解系統功能,請先照會Unit
          負責人,並通知系統館員陳亞寧作設定,待測試完畢須更改回原來Unit
          的設定。

六、議題:

  (一)、討論INNOPAC User's Group採購/期刊小組會議記錄與院內各館相關
          事宜。

          主席:I.期刊小組會議記錄相關事項。
                A.專題報告:自動化系統期刊目次服務(current content service)
                              展示(請見原會議記錄五  議程第三項)
                    1.成大圖書館期刊目次系統,據其館員表示,該系統為不
                      合法,欲予以停止,日後作法比照清大圖書館的作法。

                    2.清大圖書館目前的作法是打算與EBSCO公司合作,該試行
                      計畫除了清大,還有交大、台大及中央大學,採取館際
                      合作的方式,收費情形請參考該會議記錄四 提案討論
                      第1點之說明部份。在試辦期間採用影印方式寄送。

                    3.政大 ABI Inform reference database。
                      (1)院內原先打算利用此database作為研究人員著作目錄,
                         後來又改成期刊目次,但二者都不可行,現在已利用其
                         Database的經費挪用為全院order record數量的擴充。

                      (2)在會場中,其他學校建議中研院日後購買此database
                         的注意事項如下:
                         ヾkey word已成為檢索項之一。
                         ゝLib. Holding須另外收費。
                         ゞInterface須留意是否使用正確。

                    4.元智工學院及中央圖書館合作以scan掃描方式合作期刊目次
                      及原文計劃,目前尚是開始階段。

                  結論:此提案在該會議中尚無結果,第二次使用者聯盟期刊小組
                     會議約於6月舉行,若有任何決議,再報告於採購小組會
            議中。

                B.其他提案討論:(依其原來會議記錄之題序說明如下)
                  3.RE:list price
                        此問題由台大提出,結果尚不明確,仍待III公司回覆。

                  4.RE:check-in box
                    III回覆:目前不想作此發展。

                  5.RE:OPAC 期刊館藏之library has
                    III回覆:此功能已可行。

                  6.RE:期刊刊名改變
          III回覆: 於Release 9 已可行,請大家屆時測試此功能是否
                             真的可行﹖

                  8.RE:.c display
                    III回覆:可依據各館需求。

                  10.RE:Print Review file
                    III回覆:目前無此打算。

                  11.RE:列印訂購記錄金額之總計
                     III回覆:請用S>產生統計報表功能。

                II.採購小組會議記錄相關事項。
                   A.主題:人力作業與系統功能之間如何調配
                           在該會議中未作此主題討論,留待下次會議再討論。

                   B.提案討論:(依其原來會議記錄之題序說明如下)
                     1.III回覆:Release 9可於書目記錄之7XX作連結其他
                                相關題名。

                     2.(1)III回覆:該公司不想作此修改,建議使用者聯盟
                                   於書目欄著錄絕版或版權之問題。

                       (2)目前院內作法是於館藏記錄的note註明版權的問題。

                     3.III回覆:Release 9已可使用。

                     4.III回覆:目前無此功能之發展計劃。

                     5.在院內無此問題。

                     6.列印中文的問題,在院內目前是正常的情形。

                     7.若館員發現系統中文翻譯的文字有不妥處,請隨時提
                       出意見,交付主席,以利日後於使用者聯盟會議中提出。

                     8.III回覆:建議對取消訂單記錄之.o作suppression.

                     * 其他問題將於開下次使用者聯盟會議前之院內採購小組
                       會議中討論。


    (二)、採購課程(83.11.16-84.2.8)問卷調查統計報告。
          許麗煌:請參考會中分發的問卷結果資料,共二頁。
                  1.回函的所別中,大部份的所是該所所有採購館員的回答,
                    十分感謝大家的配合。

                  2.回函館員人數中,新進館員(工作實務1年及1年以下者)
                    佔了半數以上,事實上全院採購館員,新進人員比例極大,
                    反映了採購館員流動率頗高,這是值得大家省思的一點。

                  3.七項課程參與人數方面,報告在此其原先報名人數如下,
                    比照問卷結果統計,顯示出實際出席課程的人數約為報名
                    人數一半左右。
                    (一)系統概觀        35人  (五)期刊處理         31人
                    (二)FUND建立與維護  30人  (六)VENDOR建立與維護 31人
                    (三)ORDER建立與維護 32人  (七)會計年度處理     29人
                    (四)發票處理        34人

                  4.館員建議事項:
                    以"*"表示該建議是代表多數人的意見或是他日若有類似課成
                    短期內可行,共分四項說明,以下列舉其中較須提醒大家者。
                    (1)課程方面:
                       ヾ第6點,關於聽課者實例操作,連線作業。因系統模組
                         設計緣故,有其實質上的困難,主講者提及的實例,
                         同時只能有一login進入系統,所以其他人只能聽講解
             而明白;若有一例可同時提供多人進入系統者,屆時請
                         大家連線實例操作。

                     (2)講義方面:
                        ヾ第2點,若干講義印刷不清楚,實有二因,或因原稿
                          內容為影印,所以中心批次影印效果自然較差 ;
                          另因中心影印機長期使用率頻繁,前陣子易出狀況,
                          造成影印不清楚。

                          *蔡素卿(物理所)建議:
                           若主講人的講義完整收錄於磁片,可提供中心鍵入
                           於Mail系統,有需要的館員可自行列印,中心不必
                           花太多時力去影印給大家。

                        ゝ第3點,此建議非常好,但由於講義往往是主講人
                          課前一、二天才交付中心,所以他日若有類似課程
                          這時效性亦須由提供講義者配合。

                     (3)硬體設備及上課環境方面:
                        ヾ第1,2點,關於桌上機器佔空間,妨礙視線一事,
                          若館員看不到台前主講人的內容,可自行挪移機器
                          或自己的坐位,因所有線路設於高空地板內,不方便
                          移走機器。

                     (4)聽課館員方面:
                        若干館員於課堂上私下講話,不僅影響其他聽課者的
                        情緒與效果,亦影響到主講人的授課,因為課程參與
                        是公眾的事務,請日後大家務必遵守公共秩序。

七、提案討論:無

八、臨時動議:
    1.目前系統之OPAC,若書目記錄下已有Item record,則無法顯示訂購中的
      Order record,這情形能否改善﹖(數學所 郭淑芬提)。

      結果:III公司的Release 9,宣稱會同時顯現item record及訂購中的
            order record於OPAC。屆時請大家注意此情形是否真的改善。


九、主席補充事項:
    1.採購小組召集人的依序,以前於會中已有定案。除Unit 1(IIS-STAT-MATH-CC,
      按照payfile順序),各Unit的召集人順序為何,尚未明確,請各Unit會後自行
   商量,結果於下次採購會議中提出。

    2.(1)會後若有任何採購的相關問題,請隨時提出反映給主席或中心許麗煌。
      (2)系統中文翻譯不妥處,亦反映給主席。

十、散   會。