第十三次採購小組會議會議記錄


一、時	  間:83年5月20日(週五)下午二時正

二、地	  點:計算中心視聽教室

三、主	  席:廖志賓			        記錄:許麗煌

四、出席人員:

    生醫所  陳麗玲   物理所  萬立馨    民族所  顏憶君  周如燕  蘇淇華
    社科所  陳慧華   植物所  練施珍    中  心  陳亞寧  黃燕勤  許麗煌
    文哲所  林	敏   經濟所  何秋霞    資訊所  呂淑玲  章長珍
    史語所  黃翠玉   統計所  黃桂貞    
    

五、議  題:

(一)討論期刊模組中 Lib.	has: 缺期期刊著錄格式之確認(請參見83.03.05分發給
    各館,由歐美所提供的著錄格式,共4頁)。

    說明:重點簡錄如下:
	  一、期刊卷、期皆有且館藏連續之著錄情形:
         Lib. has:	49(1992)-
	  二、期刊卷、期皆有但館藏有缺期之著錄情形:
          Lib. has:	68-69(1982-1983),70:1-5(1984),71(1985)-
	  三、一年出二期 
	      Lib. has:	6:2(1979)-8:1(1981),9(1982)-11(1984),12:2(1985-86)-
	  四、期刊只有卷或期之著錄情形:
	      99(1984)-100(1984),102(1985)-104(1985),106(1986)-131(1992)-

     結果:1.上述第二種情形:
	     Lib. has: 68-69(1982-1983),70:1-5(1984),71(1985)-
	       應改成  68(1982)-69(1983),70:1-5(1984),71(1985)-

	   2.第四情形: ...106(1986)-131(1992)應改成106(1986)-,
	     即省去131(1992),因為期刊收錄齊全,最後一期不須著錄,
	     但若有缺期,則需視實藏著錄。

	   3.經濟所提供的例子:
	     該館有一份期刊每年1月,4月,7月等出刊,該月內有Vol.1
	     至Vol.4四期,並另有一份special issue,依此情形,缺期期刊
	     著錄格式決議如下:
	     1985-1991,1992(Jan:1,3 ; April ; July:1-2;	Oct.),1993-
	     註:April,Oct. 表示該月份期刊齊全。

(二)討論 INNOPAC Q&A(三/四月份)與採購模組有關之問題。
    結果:補充問題如下:
      1.陳亞寧: 目前由於系統的問題,各位館員在M>Management Information
		    作review file 列印check-in box的程序如下:
		    ヾC:\>CCCII
		    ゝ進入CCCII	Mode後,請選擇X>Change Language to English,
		      如此才能列印。

	  2.主席公佈目前order orcords於每個unit分配情形,以提醒採購人員作
	    業上的權益。

	    order records:共60,000筆	       資料統計日期: 83.05.20


	       Unit	    可使用筆數	   已使用的筆數	      del的筆數
	    ---------------------------------------------------------------
		1	      7,000	       4,604		   0
		2	      3,000		 963		  15
		3	      3,000		 905		   0
		4	     24,000	      17,066		  11
		5	     17,000	      11,364		   1
		6	      5,000
		7	      1,000


	   討論事項:

	   陳亞寧: 由於order records 數量有限,第一年的order records
		   建議各館order record保留一年,若無法如此,到了第三年,
		   請download第一年的order records。

	     主席: 院內目前已知數學所、物理所及歐美所希望保留該記錄多年,
		   使推薦者資料得以保存。

	   陳亞寧: 事關系統維護費,各所是否願意分攤中心開支﹖order record
		   佔維謢費12%。

	   呂淑玲: 其館作法為於item record中選出一個不會用到的Code將推薦者名單
		   打上,並可作Sort,於review file印出,這雖不是最好的辦法,但
		   至少可解決問題。

	 3.黃桂貞問: 假如unit的order records滿了,如何刪除記錄﹖是由中心del該
		     unit的所有記錄﹖還是館員等新書到了,作完採購程序,再作刪除﹖

	   陳亞寧: 若遇此問題,請各館館員等結案後才del record,可作review	file
		   將該del的record一併處理。


(三)、改選召集人
      說明: 各unit召集人為候選人,但因陳麗玲(unit 2)已擔任下年度院內流通小組
	    會議召集人,所以候選人只有有四位,各所有2票名單及票選情形如下:

	     Unit     1	   呂淑玲   7 票
	     Unit     3	   陳麗美   5 票
	     Unit     4	   黃翠玉   1 票
	     Unit     5	   李宜容   6 票

      結果: 由呂淑玲(資訊所)擔任正召集人,並將連同主席廖志賓出席5月24日[二]
	    INNOPAC User's  Group採購小組第3次會議。副合集人則由李宜容(歐美
	    所)擔任。

六、臨時動議:

    1.主席: 編目小組告知,請各位採購館員作採購記錄簡編時,須注意選擇有效的欄位、
	    指標及代碼,以保持書目記錄的正確性。


七、散	  會

八、備	  註:

    目前院內採購小組各Unit的成員如下:

  Unit	   負責人		 成員
   -------------------------------------------------------
      1		呂淑玲(資訊所)	   計算中心、統計所、經濟所
      2		陳麗玲(生醫所)	   動物所、植物所、分生所
      3		陳麗美(地球所)	   物理所、化學所、天文所
      4		黃翠玉(史語所)	   台史所、近史所、民族所
      5		李宜容(歐美所)	   經濟所、社科所、文哲所
      6		  未定		   生化所、原分所
      7		  未定